Það ætti að vera hugmynd allra sendenda að láta alla tölvupósta fara inn í pósthólf viðtakandans.
Ef þú vilt að tölvupósturinn þinn fari ekki í ruslatunnu hins aðilans, verður þú að skilja grundvallarreglur um ruslpóstsvörn.
Alhliða dómur þekktra þjónustuaðila um ruslpóst er sem hér segir:
1. Sama efni (þar á meðal titill) er afhent í miklu magni á mismunandi lén (þ.e. með mismunandi @) (hvort sem það er sent í hópum, fyrir sig eða fyrir sig)
2. Á stuttum tíma (handvirkt eða vélrænt), hátíðnisending til mismunandi léna (þ.e. mismunandi @) (hvort sem það er hópsending, einstaklingssending eða hópsending með einum skjá)
3. Afhending tölvupósts á netföng sem ekki eru til nær ákveðnu hlutfalli
4. Kvartanir notenda ná ákveðnu hlutfalli
5. Skilahlutfallið nær ákveðnu hlutfalli
6. Lénið eða netfangið hefur áður sent þróunarbréf, kynningartölvupóst og ruslpóst
7. Tölvupósturinn hefur engan titil, ekkert efni eða inniheldur exe skrár o.s.frv.
8. Ólögleg orð bönnuð í lögum og reglugerðum.
Þannig að ef tölvupósturinn þinn er í samræmi við ofangreindar reglur gegn ruslpósti (þannig að ef þú vilt gera fyrirtækjapóstinn þinn gagnlegri, vertu viss um að senda ekki þróunar-/kynningarbréf), þá er auðvelt að fara inn í ruslpóstmöppu viðtakandans og einnig auðveldlega leitt til höfnunar af viðtakanda.
Til viðbótar við ofangreindar kröfur til að varna ruslpósti, geta óhefðbundin tölvupóstsskrif einnig leitt til þess að tölvupóstur viðtakandans fari inn í ruslpóstmöppuna.
[Hreint þema og rétt orðalag]
Titillinn ætti að vera hnitmiðaður og hnitmiðaður, ekki er mælt með meira en 20 stöfum
Titillinn ætti að passa við innihald aðaltexta skjalsins
Titillinn má ekki vera tómur og ætti að forðast sérstök tákn eða greinarmerki eins og hægt er í titlinum
Ef breyting verður á umræðunni meðan á mörgum svörum stendur, ætti að breyta titli tölvupóstsins tímanlega
[Aðaltextinn er skýr og rökfræðin er viðeigandi]
Aðaltextinn er kjarnaefni tölvupóstsins og mikilvægt er að meðhöndla innihaldið:
1. Útskýrðu allt innihaldið í einu
Íhugaðu hvernig á að skipuleggja allt efni þitt í einum tölvupósti. Ekki bíða þangað til tölvupósturinn er sendur áður en þú heldur áfram að bæta við eða uppfæra hann.
2. Megintextinn er reiprennandi í lýsingu og hefur sterkt rökrænt samræmi
Ef megintextinn er langur er mælt með því að taka upp skipulagða hugsun McKinsey og draga ályktanir fyrst.
Í öðru lagi er mælt með því að nota atriði 1, 2, 3 og 4 fyrir sérstakar skýringar á mörgum atriðum til að draga þau saman á skynsamlegan hátt.
3. Leggðu hæfilega áherslu á innihald aðaltextans
Að leggja áherslu á allan textann jafngildir því að leggja ekki áherslu á hann. Þegar aðaltextinn er skrifaður er því mikilvægt að halda aftur af löngunum sem lögð er áhersla á.
Veldu bara og leggðu áherslu á það sem þér finnst mikilvægast.
Það eru margar leiðir til að leggja áherslu á, eins og feitletrun og að bæta við bakgrunnslit texta.
Varðandi viðhengið
1. Viðhengið ætti ekki að vera of stórt
Almennt ættu viðhengi í tölvupósti ekki að fara yfir 10MB þar sem taka skal tillit til getu viðtakanda til að hafna tölvupósti til að koma í veg fyrir möguleika á höfnun vegna takmarkaðrar móttökugetu viðtakanda.
2. Ef viðhengi er til staðar þarf að benda á það í aðaltexta
Ef það eru viðhengi, vertu viss um að upplýsa viðtakandann um tilvist þeirra. Til dæmis er viðhengið XXX, vinsamlegast athugaðu það vandlega o.s.frv
3. Það er hægt að tjá hlutina skýrt án þess að nota viðhengi og best er að nota ekki viðhengi
Vegna þess að það að veita notendum beinari sýn á innihaldið veitir betri notendaupplifun og ánægju en að smella einu sinni enn til að sjá það.
Vinsamlegast athugaðu að jafnvel þótt þú grípur til ofangreindra ráðstafana er samt möguleiki á að sumir tölvupóstar séu ranglega flokkaðir sem ruslpóstur. Þess vegna er mælt með því að treysta viðtakandanum áður en þú sendir mikilvægan tölvupóst og tryggja að þeir bæti sendanda heimilisfanginu þínu við hvítalistann eða tengiliðalistann.
